Tillsammans för tydligare och smidigare företagsservice

Under hösten har Arboga, Kungsör, Köping och Surahammars kommuner tagit ett gemensamt steg för att ytterligare stärka servicen gentemot företagare.

Genom tre utbildningstillfällen i medveten kommunikation har handläggare inom flera myndighetsområden fått nya verktyg för att erbjuda ännu tydligare, mer positiv och mer hjälpsam kontakt – oavsett ärende.

Ett regionalt samarbete som gör skillnad

Genom att arbeta tillsammans över kommungränserna får handläggare som arbetar mot Arboga, Kungsör, Köping och Surahammar möjlighet att:

• utbyta erfarenheter
• utveckla gemensamma arbetssätt
• erbjuda företagare en mer enhetlig kontakt i hela regionen

Region Västmanlands finansiering möjliggör att kommunerna kan fortsätta utveckla en service där bemötande, tydlighet och professionalism står i centrum.

Med utbildningen i medveten kommunikation tar kommunerna ett tydligt steg mot ännu bättre service. Målet är att varje kontakt – skriftlig, digital eller personlig – ska upplevas som hjälpsam, tydlig, positiv och professionell.

Det är helt enkelt ett arbete för att göra det enklare att vara företagare i Västmanland.

När regler möter service - därför är kommunikation så viktig

Företagare möter kommunens handläggare i många olika skeden – från att ansöka om bygglov och serveringstillstånd till att delta i upphandlingar eller hantera livsmedelsfrågor.

Det är områden som styrs av lagar och regler, och därför är det viktigt att kommunikationen är:

• tydlig, så företagare enkelt förstår vad som gäller
• rättssäker, så alla behandlas lika
• tillgänglig, så processen känns smidig och förutsägbar

I utbildningen lyftes vikten av att offentlig kommunikation behöver vara tydlig och lätt att ta till sig, särskilt i ärenden där regler och beslut påverkar företagare i deras vardag. Ett språk som är rakt och begripligt gör processen enklare, mer rättssäker och skapar en bättre upplevelse för mottagaren.

Under utbildningstillfällena arbetade handläggarna med hur de kan formulera sig på ett sätt som både klargör information och samtidigt ger ett positivt och professionellt bemötande. Fokus låg på att bygga texter som är logiska, lätta att följa och som skapar trygghet för den som läser. Deltagarna övade på att anpassa sitt språk, välja ord som underlättar förståelsen och att presentera sina ärenden på ett sätt som gör stegen framåt tydliga.

En viktig del av utbildningen handlade om att möta mottagaren med värme och respekt redan i första meningen – att bekräfta, tacka eller visa att man har förstått frågan skapar en mer personlig och positiv ton. Handläggarna fick också verktyg för hur de kan strukturera sina mejl så att det blir enkelt för företagaren att se vad som gäller, vad som förväntas och vad nästa steg är.

Utbildningen betonade dessutom att skriftlig kommunikation inte bara handlar om fakta – den väcker alltid en känsla. Därför spelar tonen och ordvalet stor roll, även i formella och korta meddelanden. Att uttrycka sig vänligt, lösningsorienterat och med fokus på vad som faktiskt går att göra skapar både förståelse och förtroende.

Från utbildning till vardag - så säkrar vi en hållbar kommunikationskultur

Efter utbildningen tar vi nu nästa steg och gör lärdomarna till en naturlig del av vårt arbete framåt. Genom att skapa gemensamma arbetssätt och en tydlig struktur för hur vi kommunicerar - vill vi bygga en hållbar kultur som underlättar för både medarbetare och företagare.

Arbetet kommer att fortsätta utvecklas över tid. Nya kollegor tillkommer och roller förändras, och därför behöver vi hålla arbetet levande genom dialog, uppföljning och gemensam utveckling. På så sätt säkerställer vi att tydlighet, professionalitet och ett positivt bemötande alltid präglar vår vardag – oavsett vem företagaren möter.