Hitta eller starta en förening

Samla några personer som har ett gemensamt intresse. Vid den första träffen bildar ni en provisorisk styrelse, en interimsstyrelse, som får till uppgift att förbereda nästkommande sammanträde.

• Skriv ett förslag till stadgar för föreningen. Stadgarna är viktiga eftersom de anger hur föreningen skall arbeta och fungera
  
• Föreslå ett namn på föreningen
  
• Sammankalla till ett allmänt möte där föreningen slutgiltigt skall bildas. I kallelsen ska det stå att avsikten med mötet är att bilda en förening. Det ska också framgå vilken dag och tid mötet ska äga rum och i vilken lokal det ska hållas
  
• Förbered alla frågor som ska diskuteras på föreningens första möte

De flesta föreningar är anslutna till en riksorganisation eller specialförbund. Dessa erbjuder hjälp och stöd i föreningsarbetet.

Vid bildandemötet bör närvaroförteckning upprättas. Den kan också användas som röstlängd i de fall omröstning begärs. Initiativtagarna sköter detta fram tills dess att mötet har valt mötesordförande, sekreterare och justeringsmän/rösträknare.

Vill man vara förberedd inför mötet kan initiativtagarna dela ut förslag till föredragningslista och eventuellt även förslag till stadgar.

Mötesordförandens uppgift är sedan att leda mötet genom föredragningslistan som bör innehålla minst följande punkter:

1. Fastställande av närvaroförteckning/röstlängd
2. Val av mötesordförande
3. Val av protokollsekreterare
4. Val av två justeringsmän tillika rösträknare
5. Fastställande av föredragningslista för mötet
6. Fråga om bildande av föreningen. Ska den bildas – ja eller nej
7. Fastställande av stadgar för föreningen
8. Fastställande av namn på föreningen
9. Val av interimsstyrelse. Ordförande samt x antal ledamöter för tiden fram till och med det första ordinarie årsmötet.

När mötet har behandlat samtliga punkter på föredragningslistan är föreningen bildad.

För att man ska vara säker på att allt har gått rätt till är det viktigt att ett protokoll skrivs. I protokollet ska det framgå vilka som varit närvarande samt vilka beslut som har fattats. Det ska också framgå vilka som har valts att ingå i föreningens interimsstyrelse. Närvarolista och stadgar bör bifogas originalprotokollet. Nu är det interimsstyrelsens sak att ansvara för skötseln av föreningen fram till första årsmötet.

En förenings stadgar är grunden för föreningens verksamhet och de ska kortfattat beskriva föreningens ändamål och regler för föreningens arbete. Dessa är viktiga både för medlemmarna som behöver veta vilka förutsättningar som gäller i föreningen och för styrelsen eftersom stadgarna reglerar vad styrelsen har rätt att bestämma.

För de flesta föreningar är det vanligt med tre grundläggande funktioner

• Den beslutande funktionen (årsmötet)
• Den verkställande funktionen (styrelsen)
• Den kontrollerande funktionen (revisorerna).

Stadgarna bör därför innehålla regler för dessa funktioner.

• Föreningens namn
• Föreningens ändamål (vad är den till för?)
• Styrelsens sammansättning
• Verksamhetsåret, när börjar och slutar det? (Det brukar vara enklast med1/1-31/12)
• Hur blir man medlem, hur går man ur och regler för uteslutning av en medlem?
• Medlemsavgiften, när och hur beslutas den?
• När ska årsmötet genomföras, hur ser dagordningen ut och hur ska kallelse ske?
  • Rättigheter på styrelsemötet och beslutsfattande, hur lämnas yttranden och förslag och vem har rösträtt?
  • Eventuellt extra årsmöte, hur sammankallas det?
  • Hur stor ska styrelsen vara och för hur lång tid ledamöterna ska väljas ? (udda antal ledamöter rekommenderas).
  • Vilken roll är ansvarig för firmateckningen, kan firman tecknas av en eller två i föreningen?
  • Utse en valberedning
  • Hur många revisorer ska föreningen ha och ska någon vara auktoriserad?
• Hur kan stadgarna ändras?
• Hur lägger man ner föreningen och vem tar hand om eventuella tillgångar?(vanligtvis brukar man betala av eventuella skulder och resterande skänks till förbund eller välgörande ändamål).

Ta gärna hjälp av andra föreningar, studieförbund, riksidrottsförbundet, riksorganisationer inom din förenings område eller andra organisationer när ni ska skriva era stadgar.

Styrelsens uppgifter

• Styrelsen ansvarar gemensamt för föreningens verksamhet inför medlemmarna.
  
• Ansvara för att beslut genomförs
  
• Ansvara för administration, ekonomi och olika aktiviteter för medlemmarna
  
• Förbereda de frågor som ska diskuteras på ett medlemsmöte.
  

Medlemsmötena tar sedan ställning till alla frågor som har stor betydelse för föreningen, t ex planeringen av verksamheten och föreningens ekonomi.

Styrelsen har också det juridiska och rättsliga ansvaret för föreningen. Den kan till exempel ingå avtal för föreningens räkning och företräda föreningen inför domstol.

Styrelsemedlemmarna har olika ansvarsområden. I varje styrelse ska det finnas en ordförande, sekreterare och kassör. Ett antal ledamöter kan också ingå.

Ordförandens uppgifter
Ordföranden är ofta föreningens firmatecknare.

• Samordna och leda styrelsens arbete
• Vara mötesledare vid styrelsemötena
• Se till att de beslut som föreningen har fattat genomförs
• Vara föreningens officiella representant
• Godkänna föreningens inbetalningar och utbetalningar
• Ta initiativ som utvecklar föreningens arbete
  

Vice ordförandens uppgifter
Vice ordföranden sköter ordförandens uppgifter när ordförande har förhinder att delta. I en del föreningar delar ordförande och vice ordförande mellan sig de uppgifter som ordförande brukar ha.

Sekreterarens uppgifter

• Skriver styrelseprotokoll
• Ska förvara och arkivera skrivelser och protokoll
• Ska tillsammans med ordförande gå igenom vad som ska tas upp på kommande möten
• Ansvarar tillsammans med ordförande för att medlemmarna kallas till möten.
• Ansvarar för föreningens information
  

Kassörens uppgifter

• Ansvarar för föreningens ekonomi och bokföring
• Sköter föreningens inbetalningar och utbetalningar
• Ansvarar tillsammans med ordförande för att föreningens ansökningar om bidrag lämnas in
• Sköter föreningens medlemsregister
• Rapporterar regelbundet till styrelsen om föreningens ekonomiska situation.
• Deltar i styrelsearbetet
  

Revisorernas arbete
Revisorerna ska granska föreningens ekonomi och verksamhet under året och lämna en skriftlig rapport till årsmötet. Rapporten kallas för revisionsberättelse.

I revisionsberättelsen bedömer revisorerna styrelsens arbete. De föreslår också om medlemmarna ska godkänna styrelsens arbete under det gångna året eller ej (bevilja ansvarsfrihet).

Revisorerna bör under året regelbundet granska räkenskaperna. En ideell förening ska ha minst en revisor. Två revisorer bör utses och dessutom ersättare. Revisorerna väljs vanligtvis för ett verksamhetsår i taget.

Styrelsen ska se till att revisorerna får föreningens räkenskaper, protokoll, medlemsregister och övriga handlingar som revisorerna behöver för sitt arbete. Revisorerna bör alltid få styrelseprotokoll tillsänt sig, likaså ekonomiska rapporter.

Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. Där får alla medlemmar vara med och fatta beslut och välja styrelse med mera. Årsmötet beslutar om:

• Tillsätta och avsätta styrelse och revisorer
• Hur många ledamöter och suppleanter som ska finnas i styrelsen
• Medlemsavgifter
• Hur årets vinst ska användas i föreningen
• Firmatecknare
• Hur föreningens verksamhet och ekonomi ska se ut under det kommande verksamhetsåret
• När styrelsemöten ska hållas
• Ändring av stadgarupplösning av föreningen

Inför årsmötet

Inför årsmötet behöver en del handlingar vara färdigställda.

Dagordningen

Kan ses som programmet för årsmötet. Genom att läsa denna vet medlemmarna vad som ska tas ställning till under årsmötet.

Verksamhetsberättelsen

Styrelsen berättar om vad som hänt under det gångna året. Medlemmarna ska under årsmötet ha möjlighet att kontrollera och korrigera det innehåll som finns i verksamhetsberättelsen, innan denna godkänns och läggs till handlingarna.

Balans- och resultaträkningen

Balansräkningen är en uppställning av föreningens tillgångar och skulder. En redovisning av klubbens samtliga intäkter och kostnader är resultaträkningen. Innan årsbokslutet klubbas igenom ska medlemmarna få möjlighet att ställa frågor.

Revisionsberättelsen

Ett utlåtande från revisorn efter sin granskning.

Verksamhetsplanen

Förslag från styrelsen vilka områden och frågor som ska prioriteras under det kommande verksamhetsåret. Medlemmarna kan komma med egna frågor och förslag under årsmötet.

Förslag från medlemmarna

De olika förslagen från styrelsen och medlemmarna ska behandlas under årsmötet.

Att kalla till årsmöte

Det går att kalla till årsmöte på olika sätt, några exempel är: brev till medlemmarna, annons i tidning/medlemsblad, meddelande på anslagstavlan i lokalen eller per e-post. I kallelsen till årsmötet ska datum, tid och plats tydligt framgå.

Alla ärenden som kommer behandlas på årsmötet ska finnas med i kallelsen. Anledningen till detta är att medlemmarna ska känna sig säkra på att föreningen inte beslutar något utan att medlemmarna har chans att vara med och påverka beslutet.

Det kan vara lämpligt att skicka med verksamhetsberättelsen och Balans- och resultaträkningen tillsammans med kallelsen eftersom medlemmarna ska ha möjlighet att få titta på handlingarna före årsmötet.

Vill en medlem att ett speciellt ärende ska tas upp på årsmötet ska denne kontakta styrelsen i så god tid att ärendet kan tas med på dagordningen för årsmötet.

Under årsmötet

Ett årsmöte kan utföras på olika sett, detta bör regleras i föreningens stadgar.

Exempel på dagordning för ett årsmöte:

1. Mötets öppnande
2. Godkännande av dagordningen
3. Val av mötesordförande
4. Val av mötessekreterare
5. Val av två justeringsmän tillika rösträknare
6. Uppläsande av styrelsens verksamhetsberättelse
7. Uppläsande av styrelsens ekonomiska berättelse
8. Uppläsande av revisionsberättelsen
9. Beviljande av ansvarsfrihet
10. Uppläsning av kommande verksamhetsplan och budget
11. Val av föreningsordförande
12. Val av styrelseledamöter
13. Val av suppleanter till styrelsen
14. Val av revisorer
15. Val av valberedning
16. Fastställande av medlemsavgifter
17. Övriga frågor
18. Mötet avslutas

Efter årsmötet

Årsmötessekreteraren färdigställer årsmötesprotokollet som därefter justeras av justeraren och årsmötesordföranden. Detta görs för att säkerställa att allting i protokollet stämmer utifrån vad som beslutades under årsmötet. Medlemmarna ska få ta del av det färdigjusterade protokollet.

Styrelsen, som har valts under årsmötet, ansvarar nu för det vidare arbetet och för att det som har beslutats under årsmötet verkställs.

Extra årsmöte

Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när föreningens styrelse anser det nödvändigt, när en revisor begär det eller när minst en tiondel av medlemmarna begär det.

Vid extra årsmöte är det bara de ärenden som föranlett mötet som ska behandlas.

• Absolut majoritet: Mer än hälften av de närvarande.
  
• Acklamation: Röstning genom ja- eller nejrop.
• Ansvarsfrihet (bevilja): Godkänna styrelsens verksamhet i efterhand.
• Ajournera: Skjuta upp mötet till en senare tidpunkt.
• Bokslut: Kassören gör ett skriftligt bokslut vid årets slut. Inkomsterna och utgifterna läggs ihop var för sig. Skillnaden mellan dessa blir årets resultat. Detta blir vinsten för året (kan även vara förlust). Vinsten/förlusten förs över till nästa år.
• Bordlägga: Skjuta upp ett ärende till en senare tidpunkt.
• Budget: Ekonomisk planering för en viss tidsperiod.
• Delegera: Överlåta beslutet, t.ex. till en kommitté.
• Ekonomisk berättelse: Redovisning över inkomster, utgifter och resultat det gångna året.
• Ersättare: Person som deltar i möte om den ordinarie ledamoten inte kan komma.
• Firmatecknare: Person som har utsetts att i föreningens namn skriva sin namnteckning på olika slags handlingar (inbetalningar, utbetalningar, bidragsansökningar m.m.)
• Föredra ett ärende: Berätta om ett ärende innan föreningen/styrelsen ska fatta beslut.
• Föredragningslista: Lista över ärenden som skall behandlas på ett möte.
• Ideell förening: En förening som inte bedriver affärsverksamhet.
• Interimsstyrelse: En tillfällig styrelse som bara ska fungera en kort tid, i regel då en förening ska bildas.
• Justera protokollet: Kontrollera och godkänna protokollet.
• Justeringsman: En person som har utsetts att godkänna protokollet.
• Kompromissa: Två eller flera personer gör eftergifter för att uppnå enighet.
• Ledamot: Deltagare (t.ex. i styrelsen).
• Majoritet: Flertalet, de flesta.
• Ordinarie ledamot: Person vald till en styrelse (jämför ersättare).
  
• Protokoll: Skriftlig redogörelse av ärenden och beslut under ett möte.
  
• Protokollsutdrag: Bara ett av ärendena skrivs ut särskilt.
  
• Remiss: ärendet överlämnas till någon, vilket innebär att denna skall yttra sig (skriftligt) om frågan innan man fattar beslut.
  
• Revisionsberättelse: Revisorernas skriftliga granskning av styrelsens arbete med förslag om ansvarsfrihet ska beviljas eller ej.
  
• Revisor: Person som är utsedd att kontrollera kassörens räkenskaper (skall också granska verksamheten).
  
• Räkenskapsår: Tiden mellan två bokslut.
  
• Rösträknare: Personer som har utsetts att räkna röster.
  
• Sluten omröstning: Omröstning där man använder röstsedlar.
• Stadgar: Regler för hur en förening ska fungera.
• Valberedning: Särskilt utsedda personer som föreslår vilka personer som bör väljas till ordinarie styrelseledamöter, ersättare, revisorer m.fl.
  
• Verksamhetsberättelse: Skriftlig berättelse över vad föreningen gjort det gångna året.
  
• Återremiss: Den som yttrat sig får tillbaka ärendet för nytt yttrande (se remiss).
  
• Öppen omröstning: Omröstning där man vet hur de enskilda medlemmarna röstar. Om omröstningen ska vara ”hemlig” används sluten omröstning (se ovan).